Asiakasrekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Tmi Anne Saaren EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 5.8.2022. Viimeisin muutos 5.8.2022.

1. Rekisterinpitäjä ja rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tmi Anne Saari
Mouhijärvi, Sastamala
anne@annesaari.fi
045-1563224

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hoito, yhteydenpito ja laskutus. Ajan varaamalla ja palvelua käyttämällä asiakas suostuu henkilötietojen käsittelyyn tämän selosteen mukaisesti. Lyhytterapia-, työnohjaus- tai valmennussuhde ei ole potilassuhde vaan sitä säätelee kuluttajansuojalaki.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite) ja laskutustiedot. Rekisteriin tallennetaan tarvittaessa myös asiakkaan ilmoittaman lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. Henkilötunnuksia ei käsitellä.

Lyhytterapia- ja työnohjausasiakkaiden kanssa tehdään kirjallinen sopimus, johon kirjataan yhteys- ja laskutustietojen lisäksi työskentelyn tavoitteet, kesto ja paikka. Sopimukset säilytetään kirjallisesti lukollisessa tilassa, lukollisessa laatikossa. Sähköiset sopimukset ovat salasanan takana. Yrityksen laskutuksen hoitaa  OP Kevytyrittäjä -laskutuspalvelu, johon tallennetaan laskutukseen tarvittavat tiedot (yksityisasiakkailta nimi ja sähköpostiosoite).

Käytävät keskustelut ovat luottamuksellisia ja terapeutti/työnohjaaja ei ole velvollinen kirjaamaan yksityiskohtaisesti niiden sisältöjä. Tapaamisista terapeutti/työnohjaaja tekee lyhyet muistiinpanot ohjausprosessin laadun takaamiseksi. Muistiinpanoja ja mahdollista muuta materiaalia (fläpit, kotitehtävät) säilytetään lukollisessa tilassa. Keskustelujen muistiinpanoja talletaan sähköisesti vain etätapaamisten yhteydessä niin sovittaessa. Sähköiset muistiinpanot tai materiaalit säilytetään salasanan takana anonymisoituna. Arviointia varten käytetään sähköistä arviointilomakketta, johon tiedot tallentuvat nimettöminä. Muistiinpanot hävitetään asiakassuhteen päättyessä ja muut materiaalit joko annetaan asiakkaalle tai hävitetään asiakassuhteen päättyessä. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun viimeisestä tapaamisesta on kulunut 12 kk.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakkaita koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan erillistä suostumusta. Salassapitovelvollisuus säilyy terapiasuhteen päättymisen jälkeen. Asiakkaan tilannetta ja terapiaprosessin etenemistä voidaan käsitellä terapeutin omassa työnohjauksessa niin, ettei asiakas ole tunnistettavissa.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

7. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.  Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle mahdollisimman pian mutta viimeistään kahden viikon kuluessa.

8. Henkilötietojen poistaminen rekisteristä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista asiakasrekisteristä, mikä käytännössä edellyttää myös palvelun käytön lopettamista.